Правая рука шефа

Пожалуй, каждая рекламная страница пестрит сообщениями о вакансии секретаря-референта. Что вовсе не означает, что всякая молодая особа по собственному хотению займет это место: конкуренция. И мало быть просто хорошенькой безотказной девушкой с большими глазами. Время требует чего-то более...

К счастью, существуют методы, которые помогут вам собраться с силами и добиться цели. Итак, какими качествами сегодня должна обладать секретарь-референт? 06 этом хорошо знают в Самарском институте делового образования, где готовят специалистов по учебным материалам объединенного информационного центра Великобритании.

О том, каким должен быть человек, являющийся правой рукой шефа, рассказывает директор программы офисных технологий Наталья Николаевна Савина:



- Ранее был заказ на секретарей, которые выполняли вполне определенную функцию: сидели в приемной и .никого не пускали к начальнику. Сейчас секретарь-референт (или офис-менеджер, мы готовим и такую должность) - это человек, имеющий определенные властные полномочия.

Но дело в том, что руководители зачастую сами не знают, чего хотят. На собеседовании только и спросят: на компьютере работать умеешь? Она, допустим, умеет. И английский знает. И понимает, что должна хорошо выглядеть и красиво накрывать на стол. А по западным технологиям, секретарь-референт составляет еще штатное расписание, создает микроклимат в коллективе, определяет стиль работы с посетителями. Иногда наши девочки возмущаются:

"А почему я должна улыбаться посетителям, если я не хочу?". Оказывается, должна. Просто у нас в стране имидж секретаря-референта не отработан, так же как и имидж самого офиса как представительского места работы с посетителями.

- Я хочу устроиться на работу в хорошую фирму, Как я должна себя предлагать?

- Основная проблема - научиться правильно общаться. Когда стандартный работник идет устраиваться в фирму, он вообще боится задавать элементарные вопросы или не умеет завязать диалог. Он не знает, как грамотно написать биографию, с учетом всех своих умений, интересов, хобби.

- Мне кажется, чтобы стать секретарем-референтом, достаточно иметь длинные ноги, короткую юбку и вести себя соответствующим образом.

- Я с вами не согласна. Уважающие себя фирмы уже давно не устраивают данные параметры. Или то, что вы чья-то родственница. Люди научились считать свои деньги, поэтому им выгоднее взять профессионала. Большинство респектабельных фирм используют тестирование при приеме на работу. И конечно, если у девочки мало знаний, она не уверена в себе, то сразу попадает в подневольное положение. Она уже не может, если ее что-то не устраивает, запросто перейти в другую фирму.

Наши выпускницы говорят: "Я на 500 рублей в месяц не пойду". Причем сразу оговаривают круг своих полномочий. Были случаи, когда на собеседовании они говорили работодателю:

"Знаете, у вас в офисе мебель расставлена недемократично. Это мешает общаться с посетителями". Делали, как надо, и после этого их брали на работу. Мы формируем убеждение, что, если вы знаете себе цену, вы имеете право торговаться.

- Но как-то о деньгах всегда неудобно...

- На Западе абсолютно корректным считается узнать, какие льготы они будут иметь, что им будет оплачивать фирма. Могут ли они установить себе гибкий график в рабочее время? Девочки понимают, что не обязательно получать 300 долларов в месяц, но можно договориться, что коммунальные услуги оплачивает фирма. Что она будет иметь возможность повышать квалификацию дальше, что немаловажно для карьеры.

- Какие свойства, стало быть, являются приоритетными?

- Профессионализм и коммуникабельность. Причем специалист отличается тем, что он задает конкретные вопросы и отвечает конкретно. А если девочка спрашивает, а что я должна делать, то кто же ответит на этот вопрос?

- Я могу прекрасно выполнять свои обязанности, но просто не понравиться руководителю...

- А разве у нас одна фирма в Самаре? Отказа бояться не надо. Нужно сесть и проанализировать, почему тебе отказали. Может, просто у начальника было плохое настроение? Вообще, заявить о себе сначала лучше по телефону. Далее предлагается письменный контакт, а потом только устный. Тогда отказ будет более-менее обоснованным. Конечно, если вы заявляете, я вот такая замечательная и хочу участвовать в конкурсном отборе, вы можете не произвести впечатления. А если вы общались предварительно и уточняете, стоит ли вам приходить, так как у вас жесткий лимит времени, вы уже навязываете правила игры работодателю. И он вынужден считаться с вами.

- Какие типичные ошибки совершают сегодняшние секретари-референты?

- Они не умеют беседовать по телефону и элементарно не владеют русским языком. А в отношениях с шефом чаще всего не уверены в себе, боятся ему что-то предложить по работе. Они забывают, что шеф тоже человек, о котором надо заботиться и по отношению к которому надо быть лояльным. Мы учим, что шеф всегда прав, что бы он ни сделал. И в глазах коллектива роль секретаря определяется тем, чтобы создать позитивный облик шефа вне зависимости от того, какой он на самом деле. Шеф забыл поздравить кого-то с днем рождения, именно она должна это сделать, причем от имени шефа. Забыл выписать премию - напомнить шефу. Самое важное - испытывать уважение и трепетное чувство к руководителю.

- Сначала трепетные чувства, потом служебный роман и в связи с этим непредвиденные проблемы.

- Если ее ценят как специалиста, она может диктовать свои условия. В том числе и согласовывать рамки поведения. Уже сейчас руководитель стоит перед выбором: "Либо у меня с ней роман, либо меня устраивают деловые отношения".

- Психологи утверждают, что иногда само поведение девушки бывает провоцирующим.

- Однозначно. Даже внешне: яркий макияж, красные ногти, вызывающее декольте... По западным стандартам, секретарь-референт должен иметь белый верх - темный низ, либо строгое платье, вплоть до того, что одежду рекомендуется менять два раза в день - она должна быть всегда свежей.

- А как, вообще, правильно выглядеть в офисе?

- Во-первых, французский маникюр: бесцветный лак и выделенные кончики ногтей, хорошо подстриженные, иначе она просто не сможет быстро работать с клавиатурой. На лице один акцент: либо глаза, либо губы. Минимальное количество украшений, пусть будет одно, но дорогое и красивое. Никаких распущенных волос: ведь у каждой женщины, когда она хочет понравиться мужчине, есть бессознательное желание поправить локон. А это настраивает на сексуальный контакт. Узкая юбка должна быть на 2 сантиметра шире окружности бедер, так, чтобы можно было свободно сидеть. Длина юбки выше колен не более, чем на ладонь. У секретаря в столе должно лежать не менее трех пар колготок, причем разной плотности. Что касается презентаций, то декольтированное платье для нее недопустимо вообще. Строгий деловой костюм скромной расцветки. Вне работы - что угодно, пожалуйста.

- Вы согласны, что служебный роман вредит карьере?

- Когда женщина делает карьеру, так сложилось, что первое ее место - секретарь-референт. И в принципе, каждый сам устанавливает моральные нормы, по: которым будет строить карьеру. Если ей это во благо, пусть будет так. Если она поставила цель - сделать карьеру, должна определить пути и предусмотреть те неприятности, которые могут возникнуть при более близких контактах. Так как директор тоже находится в информационном поле, то те отзывы, которые он будет о ней распространять, могут повредить ей в будущем.

Начните с того, что вы хотите от шефа. Если вы чувствуете, что можете быть одной из многих (элементарно в отделе кадров можно узнать, сколько секретарей сменилось на этом месте), то, наверное, лучше сразу держать жесткую дистанцию.

- Одна молодая женщина рассказала мне такую ситуацию. Шеф, который взял ее на работу, имел далеко небезупречную репутацию. И на новую секретаршу смотрел как на очередную легкую добычу. Стал оказывать ей знаки внимания, настаивал, что неплохо бы над серьезным документом поработать дома. Она ответила: хорошо, я сама к вам заеду. И когда она появилась на пороге с интересным молодым человеком, вопросов больше не возникало.

- Она правильно просчитала ситуацию и приняла грамотное решение. В конце концов, хороших секретарей переманивают в сильные, стабильные фирмы, где нужны люди, умеющие работать с информацией. У наших выпускниц, впрочем, ни разу не возникало вопросов.

- Хорошо. Меня взяли на работу, проходит время, а на меня смотрят как на секретаршу...

- Проанализируйте собственную значимость для этой фирмы. Если вы не отличаетесь от остальных секретарей, то чем можете быть интересной? Если коллектив не настроен на вас, если он не идет к вам со своими бедами, если вы не в курсе, что происходит в фирме, то, может, эта работа и не для вас... Может, вам просто следует сидеть на телефоне. Уметь общаться, значит, настраиваться на человека и знать, чего он хочет. При знакомстве с фирмой профессионал видит разницу между тем, что есть, и как должно быть. И если она, к примеру, внесет конкретные предложения по изменению облика офиса, стиля общения с посетителями, это повысит ее значимость в глазах первых лиц.

- Маленький нюанс: ваши советы рассчитаны на умного руководителя.

- А мы только на них и рассчитываем. Впрочем, профессионал может быть отличным манипулятором с любым шефом. Речь о другом. По сути, вся информация должна поступать к секретарю-референту, она передает шефу, а тот - распределяет по отделам. Если у нее нет таких полномочий, то о каком статусе может идти речь?

Мы снимаем такой барьер, как страх перед начальством. Она должна уметь сказать шефу, что этими вопросами будет заниматься сама. У нас училась девочка, которая после курсов сделала полный ремонт в офисе. Ей удалось убедить руководителя, что она знает, как должно быть. Далее. Секретарь-референт должна знать размеры жены, детей, что им нравится. Чтобы к празднику сувениры купила именно она, а не шеф, который и без того загружен. Абсолютно корректным считается на Западе знать телефон любовницы.

- Даже иногда жена не знает...

- А секретарь - хранитель секретов, дословно. Секретарь-референт, заканчивая рабочий день, должна прийти к руководителю и спросить, с кем завтра он хочет разговаривать. И оглашает список. С кем не хочет. С кем не хочет никогда. С кем его можно связывать во время любого совещания.

- А должна ли она морочить голову посетителям?

- Безусловно. Шеф не хочет видеть клиента, значит, она должна создать все условия, чтобы не пустить этого человека. Одна наша выпускница придумала такую уловку, зная, что клиент возьмет измором и все равно пройдет. Она говорит шефу: извините, я на 15 минут ухожу. А тому человеку: меня 15 минут не будет, делайте, что хотите. Классический пример. Надо сказать клиенту, что руководитель его не примет. Она открывает дверь и спрашивает начальника вполголоса: вы калоши летом носите? Реакция однозначная: не-е-т! Громко, как правило. Посетитель в данном случае ориентируется только на ответ, вопроса он и не слышал. Секретарь не просто функционер, он - гибкий политик.

- Лицо фирмы, иными словами.

- Конечно, она же первый человек, с которым сталкивается посетитель. Так же, как и ее последнее "до свидания" -стимул для клиента прийти сюда еще раз или нет. поделиться

Людмила Круглова

10.11.1999